Sebuah perusahaan pasti memiliki arsip-arsip penting yang berisi berbagai data perusahaan. Jumlahnya dari tahun ke tahun kian bertambah dan memiliki fungsi penting bagi sebuah perusahaan. Agar arsip-arsip tersebut bisa tertata rapi dan tersimpan dengan baik, dibutuhkan rak arsip yang tepat dan bisa berfungsi secara maksimal.
Perlu Anda ketahui bahwa rak arsip merupakan bagian dari perabot kantor yang sering digunakan untuk menyimpan dokumen yang berupa kertas dalam bentuk file folder. Penempatan rak arsip ini bisa dilakukan dengan beberapa cara yaitu secara vertikal dan horisontal.
Penempatan arsip di dalam ruangan kantor bisa disesuaikan dengan ukuran serta tata letak kantor tersebut. Agar tidak terlihat penuh kebanyakan rak arsip diletakkan di pojok ruangan tersendiri sehingga lebih tertata dan mudah dijangkau.
Untuk rak arsip berbentuk vertikal memiliki laci yang membentang pada sisi pendeknya. Sedangkan untuk rak horisontal memiliki laci yang bentuknya membentang ke samping atau ke sisi panjang. Untuk rak arsip ini desainnya bisa berupa rak terbuka atau tertutup. Untuk model laci tertutup terdapat tambahan pintu dari kayu atau dari kaca agar arsip semakin aman di simpan di dalam rak tersebut.
Arsip-arsip yang di simpan di dalam rak haruslah ditambahkan kode sehingga akan lebih mudah ketika dicari dan nantinya lebih mudah untuk dikembalikan. Bahan rak arsip ini juga beragam mulai dari kayu, besi hingga berupa kaca. Masing-masing bisa disesuaikan dengan kebutuhan serta budget perusahaan tersebut.
Selain memahami desain rak arsip yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan, perlu Anda ketahui pula pentingnya rak arsip bagi sebuah perusahaan. Dengan adanya rak untuk arsip ini, penyimpanan arsip atau dokumen perusahaan menjadi lebih aman. Terlebih jika ditambahkan penutup dan kunci akan lebih aman lagi.
Rak untuk arsip perusahaan juga mempermudah proses pencarian atau indeksasi dokumen sesuai dengan kategorinya. Hal ini akan membuat para karyawan lebih hemat waktu dan tenaga untuk mengambil dokumen yang dibutuhkan. Berbeda jika dokumen tersebut ditumpuk begitu saja tentu membutuhkan waktu untuk mencarinya diantara puluhan bahkan ratusan dokumen lainnya.
Adanya rak untuk arsip ini juga dapat mempercantik desain interior ruang kantor perusahaan sehingga akan tampak lebih bersih dan rapi. Terutama untuk kertas-kertas dokumen akan lebih indah dipandang dan tidak berserakan.
Melihat betapa pentingnya rak untuk penyimpanan arsip, tak heran jika kini banyak perusahaan yang telah menggunakan rak arsip untuk menyimpan dokumen berharga. Tak heran jika kini semakin banyak jasa pembuatan rak yang siap melayani pemesanan arsip untuk berbagai kebutuhan.
Itulah informasi mengenai pentingnya rak arsip bagi perusahaan. Setelah mengetahui penjelasan di atas, kini bagi Anda yang ingin menyimpan berbagai dokumen penting disarankan untuk memilih rak khusus untuk arsip agar semakin praktis dan menghemat ruangan. Dibandingkan disimpan di lemari, penyimpanan dokumen di rak akan lebih mudah dicari dan bisa disimpan sesuai dengan kategorinya.
Sumber: https://rakgudangmurah.com/pentingnya-rak-arsip-bagi-perusahaan/
