Mencegah barang hilang di gudang tidak harus melalui project improvement dengan biaya besar. Tentunya akan sangat mudah mengatakan bahwa project improvement seperti implementasi penggunaan barcode , RFID (Radio Frequency Identification) atau bahkan sekaligus melakukan outsourcing gudang ke pihak ke-3 akan mengurangi bahkan menghilangkan resiko kehilangan barang di gudang.

Beberapa pertanyaan mendasar yang perlu diperhatikan untuk mencegah kehilangan barang di gudang adalah sebagai berikut :

1. Apakah Warehouse telah memiliki dan menerapkan Standard Operating & Procedure (SOP) dengan benar?
2. Apakah ada langkah perbaikan terus menerus (continuous improvement) terhadap kehilangan barang di gudang?
3. Apakah Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada di Warehouse bermasalah?

Ketiga pertanyaan mendasar di atas saya pilih menguraikan beberapa tips / langkah sederhana untuk mencegah kehilangan barang di gudang.

1.  Apakah Warehouse telah memiliki dan menerapkan Standard Operating & Procedure (SOP) dengan benar?

SOP yang saat ini ada di Warehouse mungkin awalnya dibuat oleh divisi / departemen Quality Assurance / Control , meski tentunya atas persetujuan departemen/divisi Warehouse. Dengan dinamisnya perkembangan aktifitas operasional Warehouse , sangat dimungkinkan SOP tersebut tidak relevan lagi dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya tentu saja karyawan Warehouse berjalan dengan kreatifitas nya masing-masing.

Jangan pernah berharap jika karyawan Warehouse level helper atau bahkan supervisor sekalipun akan mengajukan perbaikan-perbaikan SOP yang ada, karena membaca SOP saja dilakukan hanya 1 tahun sekali yaitu ketika menjalankan audit. Dengan demikian, Warehouse yang berjalan dengan kreatifitas masing-masing akan memunculkan celah bagi mereka untuk semacam mendapatkan keuntungan (baik secara ekonomi atau menurunkan load kerja) .

Dalam periode tertentu perlu melakukan assessment atau review ulang seluruh SOP untuk memastikan celah-celah tersebut sudah ditutupi oleh SOP yang benar. Memang perlu digarisbawahi jika SOP terus menerus di-review , akan menimbulkan ketidakstabilan operasional di Warehouse itu sendiri, maka disarankan untuk fokus pada SOP yang berhubungan langsung dengan terjadinya kehilangan barang. Misalkan SOP melakukan pengepakan barang, SOP proses loading – unloading, SOP penggunaan segel truck , etc.

2. Apakah ada langkah perbaikan terus menerus (continuous improvement) terhadap kehilangan barang di gudang?

Setiap Warehouse tentu merekap dan mencatat setiap kejadian kehilangan barang, beberapa mungkin juga menerapkan investivigasi mendalam terhadap setiap kejadian barang hilang (tergantung nilai dan jumlah nya). Namun mungkin masih sedikit yang melakukan investigasi sampai ke akar masalah dan melakukan follow up dengan perbaikan-perbaikan secara operasional, kebanyakan investivigasi barang hilang hanya berujung kepada ‘siapa yang salah’ ketimbang menghasilkan ‘bagaimana ke depannya’.

Satu contoh yang pernah saya temui adalah sebuah kasus kehilangan barang produk Rokok, hari demi hari menunjukkan selisih jumlah Rokok secara data dengan Fisik yang ada di gudang, akibatnya tentu saja berkali-kali pula dilakukan adjustment barang hilang pada produk rokok tersebut. Saat saya melakukan investigasi saya merasakan cukup sulit menemukan ‘pelaku’ yang bertanggung jawab terhadap kehilangan barang ini, maka perlahan-lahan saya melakukan perubahan-perubahan kecil yang tujuan akhirnya adalah mencegah kehilangan produk Rokok.

Beberapa contoh perubahan-perubahan kecil yang dilakukan :

• Memberlakukan kartu stock / pencatatan barang keluar masuk manual khusus Rokok
• Mengganti warehouse man yang bertanggung jawab terhadap Rokok
• Mengubah letak barang Rokok di gudang 1-2 minggu sekali, serta secara fokus terus memonitor data stock item Rokok

Perbaikan – perbaikan kecil ini kemudian menghasilkan hasil signifikan, hanya kurang lebih 2-3 minggu setelah perbaikan-perbaikan ini dilakukan, kehilangan barang produk Rokok bisa dibilang sudah tidak ada.

3. Apakah Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada di Warehouse bermasalah?

Salah seorang atasan saya pernah mengandaikan jika Warehouse (Gudang) dari yang awalnya adalah tempat penyimpanan barang baik , telah alih fungsi menjadi tempan penyimpanan barang bekas dan bahkan tempat ‘orang-orang’ buangan’ yang relatif tidak perform di tempat lain.

Jika memang SDM di warehouse benar demikian (tempat orang-orang buangan), maka dapat dipastikan bahwa Warehouse akan menjadi gudang penuh masalah , dimana kehilangan barang hanya merupakan akibat dari sumber daya manusia yang tidak mumpuni.

Menentukan kualifikasi kebutuhan seorang karyawan di gudang sebenarnya sama dengan menentukan kualifikasi karyawan di departemen lain dan tidak dapat dikatakan bahwa kualifikasi karyawan di Warehouse lebih rendah daripada departemen lain. Jika saat ini Warehouse yang anda kelola diisi oleh SDM yang bermasalah maka kejadian kehilangan barang bukan hanya sulit diselesaikan melainkan akan terus meningkat dari waktu ke waktu.

Mudah saja melihat SDM yang bermasalah ini, umumunya mereka bekerja pada level yang berbeda dengan teman sejawatnya yang memiliki performa ‘rata-rata’. Kesulitannya adalah untuk mengetahui atau memisahkan siapa saja SDM yang ‘bermasalah’ dan mana SDM yang bekerja ‘rata-rata’ diperlukan untuk bekerja langsung sehari-hari dengan mereka dan minimal banyak memiliki kontak dan komunikasi mengenai pekerjaan-pekerjaan yang kurang lebih sama bobot-nya.

—————————–

Sumber : Merari (Excelogic – Januari 2014)

Reshare By : Rakgudangheavyduty.coma member of RAJA RAK INDONESIA